Politique de confidentialité OptiTask

Version : 1.0.0Date d'entrée en vigueur : 22 juin 2026

1. Objet de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité a pour objet d'expliquer comment OptiTask collecte, utilise, héberge, protège et traite les données personnelles dans le cadre de l'utilisation de sa plateforme SaaS, de son application web, de son application mobile et de ses services associés.

OptiTask est une solution professionnelle de gestion des opérations terrain permettant notamment aux entreprises de gérer des utilisateurs, techniciens, interventions, plannings, formulaires, rapports, photos, vidéos, signatures, commentaires, notifications et données de géolocalisation pendant les journées de travail actives.

Cette Politique de confidentialité s'adresse aux utilisateurs autorisés du service, notamment les administrateurs, managers, techniciens et tout autre utilisateur professionnel autorisé par son organisation.

Elle complète les Conditions Générales d'Utilisation d'OptiTask.

2. Identité de l'éditeur

Le service OptiTask est édité par :

Dev Fiber
Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle
SIRET : 983 261 728 00023
Siège social : 273 Avenue Jean Jaurès, 93700 Drancy, France
Email de contact : support@optitask.io
Site internet : https://optitask.io

3. Rôle d'OptiTask au sens du RGPD

Dans le cadre de l'utilisation du service par une entreprise cliente, OptiTask agit généralement en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

Cela signifie que l'entreprise cliente détermine les finalités principales du traitement, les utilisateurs autorisés, les données collectées dans le cadre de son activité, les règles internes applicables et la durée de conservation définie dans son contrat.

OptiTask traite alors les données personnelles pour le compte de l'entreprise cliente, afin de fournir, sécuriser, maintenir et améliorer le service.

Dans certains cas, OptiTask peut agir en qualité de responsable de traitement, notamment pour :

la gestion de sa relation commerciale avec les clients et prospects
la gestion du support
la gestion de la sécurité du service
la gestion de son site internet
la gestion administrative, comptable et contractuelle
la défense de ses droits
certaines opérations de mesure technique ou d'amélioration du service, lorsque ces opérations sont réalisées pour ses propres finalités.

4. Personnes concernées

Les données personnelles traitées peuvent concerner notamment :

les administrateurs des entreprises clientes
les managers
les techniciens
les utilisateurs autorisés par l'entreprise cliente
les interlocuteurs commerciaux ou techniques des entreprises clientes
les personnes contactant OptiTask via le support
les personnes pouvant apparaître indirectement dans des photos, vidéos, documents ou rapports transmis par les utilisateurs dans le cadre d'une intervention.

Le service est exclusivement destiné à des utilisateurs professionnels autorisés par leur organisation.

5. Données personnelles collectées

Selon les fonctionnalités utilisées et les paramètres définis par l'entreprise cliente, OptiTask peut traiter les catégories de données suivantes.

5.1 Données d'identification et de compte

nom
prénom
adresse email professionnelle
numéro de téléphone
identifiant utilisateur
rôle dans l'organisation
organisation ou entreprise de rattachement
statut du compte
langue ou préférences d'utilisation
date de création, modification ou suppression du compte.

5.2 Données d'authentification et de sécurité

identifiants techniques
codes OTP ou données liées à l'authentification
journaux de connexion
adresse IP
type d'appareil
système d'exploitation
version de l'application
événements de sécurité
date et heure des accès
jetons techniques nécessaires au fonctionnement du service.

OptiTask ne demande jamais aux utilisateurs de communiquer leur mot de passe, code OTP ou code de sécurité en dehors des interfaces officielles du service.

5.3 Données professionnelles et opérationnelles

interventions assignées
planning
statut des interventions
type d'intervention
priorité
description de mission
données de formulaire
commentaires
rapports d'intervention
signatures
photos
vidéos
documents et pièces jointes
historique des actions
date et heure des actions réalisées
statut de journée de travail
horaires de début, pause, reprise et fin de journée.

5.4 Données de géolocalisation

OptiTask peut collecter et traiter des données de géolocalisation lorsque la journée de travail de l'utilisateur est active.

Ces données peuvent notamment comprendre :

position GPS
date et heure de la position
statut de déplacement ou d'intervention
position liée à une intervention
position liée au démarrage ou à la fin de journée
position liée à un événement opérationnel.

La géolocalisation n'a pas vocation à être collectée en dehors du cadre professionnel défini par l'entreprise cliente ni en dehors de la journée de travail active.

5.5 Données de support

Lorsque l'utilisateur ou l'entreprise cliente contacte OptiTask, les données suivantes peuvent être traitées :

nom et prénom
email
entreprise
objet de la demande
contenu du message
pièces jointes éventuellement transmises
historique des échanges
informations techniques nécessaires au diagnostic.

5.6 Données liées aux notifications

OptiTask peut traiter des données nécessaires à l'envoi de notifications, notamment :

adresse email
numéro de téléphone
identifiants de notification push
préférences ou paramètres de notification
messages liés aux interventions, rapports, plannings ou alertes
historique technique d'envoi ou de réception.

5.7 Données générées ou enrichies

OptiTask peut générer ou traiter des données dérivées, notamment :

rapports PDF
historiques
journaux techniques
index de recherche
résumés
suggestions
analyses
expertises ou recommandations générées avec assistance par intelligence artificielle.

Les contenus générés par intelligence artificielle doivent être vérifiés par un utilisateur compétent avant toute décision importante.

6. Finalités des traitements

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes.

6.1 Fourniture du service

création et gestion des comptes
authentification des utilisateurs
gestion des rôles et permissions
accès à l'application web et mobile
affichage des interventions
gestion des plannings
gestion des rapports, formulaires et pièces jointes
génération de documents
synchronisation des données
fonctionnement du mode hors ligne, le cas échéant.

6.2 Gestion opérationnelle des interventions

planification des missions
affectation des interventions
suivi de l'avancement
remontée des informations terrain
suivi des rapports
consultation par les managers ou administrateurs
traçabilité opérationnelle
preuve interne de passage ou d'exécution d'une intervention.

6.3 Géolocalisation professionnelle

Les données de géolocalisation peuvent être utilisées pour :

suivre l'avancement des équipes terrain pendant une journée de travail active
affecter ou réaffecter des interventions
faciliter la coordination opérationnelle
contribuer à la sécurité des techniciens
permettre la preuve de passage ou la traçabilité opérationnelle
optimiser le planning ou les déplacements
gérer les situations d'urgence ou d'assistance.

6.4 Notifications et communications

envoi de notifications push
envoi d'emails
envoi de SMS ou OTP
notifications liées aux interventions
alertes opérationnelles
rappels
informations de sécurité
communications liées au service.

6.5 Support et maintenance

réponse aux demandes de support
diagnostic des incidents
correction des anomalies
assistance technique
suivi des demandes
amélioration de la qualité du service.

6.6 Sécurité et prévention des abus

sécurisation des accès
détection des connexions suspectes
prévention des fraudes
gestion des incidents de sécurité
protection des données
journalisation technique
contrôle des accès
maintien de l'intégrité du service.

6.7 Amélioration du service et intelligence artificielle

OptiTask peut traiter certaines données afin de :

améliorer les performances
améliorer la recherche
faciliter l'indexation des interventions
proposer des résumés ou analyses
générer des expertises opérationnelles
améliorer l'expérience utilisateur
développer de nouvelles fonctionnalités.

Lorsque des fonctionnalités d'intelligence artificielle sont utilisées, elles ont une finalité d'assistance, de productivité et d'aide à la décision. Elles ne remplacent pas la validation humaine.

7. Bases légales des traitements

Lorsque OptiTask agit en qualité de sous-traitant, les bases légales des traitements sont déterminées par l'entreprise cliente, en sa qualité de responsable de traitement.

Selon le contexte, ces bases légales peuvent notamment être :

l'exécution d'un contrat
l'intérêt légitime de l'entreprise cliente à organiser et suivre ses opérations terrain ;
le respect d'une obligation légale
le consentement, lorsque celui-ci est requis par la réglementation applicable.

Lorsque OptiTask agit en qualité de responsable de traitement, les bases légales peuvent être :

l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles
l'intérêt légitime d'OptiTask à sécuriser, maintenir et améliorer son service ;
le respect d'obligations légales
le consentement, lorsque celui-ci est requis.

8. Géolocalisation et permissions mobiles

L'application mobile OptiTask peut demander certaines permissions, notamment l'accès à la localisation, à l'appareil photo, aux fichiers, aux notifications ou à d'autres fonctionnalités du téléphone.

Ces permissions sont demandées uniquement lorsque cela est nécessaire au fonctionnement des fonctionnalités concernées.

La géolocalisation est destinée à être utilisée dans un cadre professionnel, pendant la journée de travail active de l'utilisateur.

L'utilisateur peut gérer certaines permissions depuis les paramètres de son appareil. Toutefois, le refus ou la désactivation de certaines permissions peut limiter ou empêcher le fonctionnement normal de certaines fonctionnalités du service.

L'entreprise cliente est responsable de l'information de ses salariés, collaborateurs ou prestataires concernant l'utilisation de la géolocalisation dans son organisation, ainsi que du respect des règles applicables en matière de droit du travail et de protection des données.

9. Hébergement des données

La stack technique principale d'OptiTask et les données applicatives du service sont principalement hébergées sur l'infrastructure cloud AWS, dans la région eu-west-1 — Irlande.

Cette région étant située au sein de l'Union européenne, OptiTask privilégie l'hébergement principal de ses services et données applicatives dans l'Union européenne.

L'hébergement AWS peut notamment concerner :

les bases de données applicatives
les fichiers et pièces jointes
les photos
les vidéos
les rapports
les données de compte
les données d'intervention
les journaux techniques
les services d'authentification
les services applicatifs nécessaires au fonctionnement du service.

Cette localisation principale n'exclut pas l'utilisation de services complémentaires, de sauvegardes, de traitements techniques ou de sous-traitants pouvant impliquer d'autres localisations, notamment pour l'email, les SMS, les notifications, la recherche, l'intelligence artificielle, le support, la sécurité ou l'administration technique du service.

Lorsqu'un traitement implique un prestataire situé en dehors de l'Union européenne, OptiTask s'efforce de mettre en place les garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.

10. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles, selon leurs rôles et permissions, aux destinataires suivants :

utilisateurs autorisés de l'entreprise cliente
administrateurs et managers de l'entreprise cliente
équipes habilitées d'OptiTask
prestataires techniques d'OptiTask
hébergeurs
fournisseurs de services email, SMS ou notifications
fournisseurs de recherche, indexation ou intelligence artificielle
autorités administratives, judiciaires ou réglementaires, lorsque la loi l'exige
conseils juridiques, comptables ou assureurs, si nécessaire.

Chaque accès est limité aux personnes ayant besoin d'en connaître pour les finalités prévues.

11. Sous-traitants techniques

OptiTask peut faire appel à des prestataires techniques afin de fournir, héberger, sécuriser, maintenir ou améliorer le service.

À la date de la présente Politique de confidentialité, OptiTask peut notamment utiliser ou prévoir d'utiliser :

AWS, principalement dans la région eu-west-1 — Irlande, pour l'hébergement, le stockage, les traitements applicatifs, l'authentification, les emails, les SMS, les notifications et certains services techniques associés ;
AWS SES pour l'envoi d'emails transactionnels ou opérationnels
AWS SNS pour certains services de notification ou SMS
Algolia, pour la recherche, l'indexation et l'amélioration de l'accès aux données métier ;
OpenAI ou Anthropic Claude, pour certaines fonctionnalités d'intelligence artificielle, d'analyse, de résumé ou d'assistance ;
tout autre prestataire nécessaire au fonctionnement, à la sécurité ou à l'évolution du service.

OptiTask s'efforce de sélectionner des prestataires présentant des garanties appropriées en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données.

Lorsque nécessaire, OptiTask encadre contractuellement ses relations avec ses sous-traitants conformément aux exigences applicables.

12. Transferts hors Union européenne

OptiTask héberge principalement sa stack technique et ses données applicatives sur AWS dans la région eu-west-1 — Irlande, située au sein de l'Union européenne.

Toutefois, certains prestataires techniques utilisés par OptiTask peuvent être situés ou traiter certaines données en dehors de l'Union européenne, notamment pour des services spécifiques tels que l'intelligence artificielle, la recherche, l'email, les SMS, le support technique ou la sécurité.

Dans ce cas, OptiTask s'efforce de s'assurer que des garanties appropriées sont mises en place, notamment des clauses contractuelles types, des mesures techniques, organisationnelles ou contractuelles adaptées, ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

Les modalités détaillées peuvent être précisées dans le contrat conclu avec l'entreprise cliente ou dans l'annexe de sous-traitance RGPD applicable.

13. Durées de conservation

Les données traitées pour le compte de l'entreprise cliente sont conservées pendant la durée définie dans le contrat conclu avec cette entreprise cliente.

Les durées de conservation peuvent varier selon la nature des données, les finalités du traitement, les obligations légales, les besoins de preuve, les contraintes de sécurité et les paramètres définis par le client.

À titre indicatif :

les données de compte sont conservées pendant la durée d'activation du compte, puis selon les délais définis contractuellement ;
les données d'intervention et rapports sont conservés pendant la durée définie dans le contrat client ;
les données de géolocalisation sont conservées selon les durées définies par le client et la réglementation applicable ;
les journaux techniques et de sécurité peuvent être conservés pendant une durée nécessaire à la sécurité, à l'audit et à la prévention des incidents ;
les données de support sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et au suivi de la relation client ;
les données nécessaires à la facturation, à la comptabilité ou à la preuve contractuelle peuvent être conservées pendant les durées légales applicables.

À la fin du contrat avec l'entreprise cliente, les modalités de restitution, suppression, archivage ou conservation temporaire des données sont définies par le contrat applicable ou l'annexe RGPD.

14. Sécurité des données

OptiTask met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, la modification, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment inclure :

contrôle des accès
authentification
gestion des rôles et permissions
chiffrement lorsque cela est approprié
journalisation
sauvegardes
séparation logique des données par organisation
surveillance technique
limitation des accès internes
procédures de gestion des incidents
hébergement principal sur AWS dans la région eu-west-1 — Irlande
utilisation de services techniques reconnus pour l'hébergement, le stockage et la sécurité.

L'utilisateur doit également contribuer à la sécurité du service en protégeant ses accès, en utilisant un appareil sécurisé et en signalant toute anomalie ou suspicion de compromission.

15. Confidentialité

OptiTask limite l'accès aux données personnelles aux personnes habilitées qui ont besoin d'y accéder pour fournir, maintenir, sécuriser ou améliorer le service.

Les équipes et prestataires intervenant pour OptiTask sont soumis à des obligations de confidentialité adaptées à leurs missions.

16. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent disposer des droits suivants :

droit d'accès
droit de rectification
droit d'effacement
droit à la limitation du traitement
droit d'opposition
droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable
droit de retirer un consentement, lorsque le traitement repose sur le consentement
droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès
droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Lorsque les données sont traitées par OptiTask pour le compte d'une entreprise cliente, les demandes relatives aux droits des personnes doivent en principe être adressées à l'entreprise cliente, en qualité de responsable de traitement.

L'utilisateur peut également contacter OptiTask à l'adresse support@optitask.io. Si la demande concerne un traitement réalisé pour le compte d'un client, OptiTask pourra transmettre ou coordonner la demande avec l'entreprise cliente concernée.

17. Suppression de compte

Un utilisateur peut demander la suppression de son compte :

auprès de son administrateur ou manager
ou auprès d'OptiTask à l'adresse support@optitask.io, en expliquant sa demande.

Lorsque le compte appartient à une entreprise cliente, OptiTask peut devoir vérifier la demande avec l'administrateur de l'entreprise cliente, notamment pour des raisons de sécurité, de traçabilité, de conservation contractuelle ou d'obligations légales.

La suppression d'un compte utilisateur n'entraîne pas nécessairement la suppression immédiate de toutes les données professionnelles associées, notamment lorsque ces données doivent être conservées dans l'intérêt de l'entreprise cliente, pour des obligations légales, contractuelles, de sécurité ou de preuve.

18. Données contenues dans les photos, vidéos et rapports

Les utilisateurs doivent veiller à ne transmettre dans OptiTask que les informations nécessaires au contexte professionnel de l'intervention.

Les photos, vidéos, rapports ou pièces jointes peuvent parfois contenir des données relatives à des tiers, à des lieux privés, à des véhicules, à des documents ou à des personnes.

L'entreprise cliente est responsable de définir les règles internes applicables à la collecte de ces contenus et d'informer les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

Il est interdit d'utiliser OptiTask pour transmettre volontairement des données excessives, illicites ou sans rapport avec l'intervention, notamment des données bancaires, médicales, documents d'identité non nécessaires, contenus discriminatoires, injurieux, violents ou portant atteinte à la vie privée.

19. Intelligence artificielle

OptiTask peut intégrer des fonctionnalités d'intelligence artificielle permettant d'assister les utilisateurs dans l'analyse, la synthèse, la recherche, la classification ou la génération d'expertises opérationnelles à partir de données d'intervention, de rapports, de commentaires ou d'autres informations métier.

Ces fonctionnalités sont destinées à aider les utilisateurs, mais ne remplacent pas leur jugement professionnel.

Les résultats générés automatiquement peuvent contenir des erreurs, omissions, approximations ou interprétations incomplètes. Ils doivent être vérifiés avant toute utilisation importante.

Lorsque des prestataires d'intelligence artificielle sont utilisés, OptiTask prend des mesures raisonnables afin d'encadrer les traitements et de limiter les données transmises à ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie.

Certains traitements liés à l'intelligence artificielle peuvent impliquer des prestataires situés ou traitant des données en dehors de l'Union européenne. Dans ce cas, OptiTask s'efforce de mettre en place les garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.

20. Cookies et traceurs

Le site internet, l'application web ou l'application mobile OptiTask peuvent utiliser des cookies, traceurs ou technologies similaires pour :

assurer le fonctionnement du service
maintenir la session utilisateur
sécuriser l'accès
mémoriser certaines préférences
mesurer la performance technique
améliorer l'expérience utilisateur.

Lorsque des cookies ou traceurs non strictement nécessaires sont utilisés, OptiTask met en place les mécanismes d'information et, lorsque nécessaire, de consentement appropriés.

Une politique dédiée aux cookies pourra être mise à disposition si nécessaire.

21. Données des mineurs

OptiTask est exclusivement destiné à des utilisateurs professionnels autorisés par leur organisation.

Le service n'est pas destiné aux mineurs ni à un usage personnel ou familial.

22. Modification de la Politique de confidentialité

OptiTask peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte :

de l'évolution du service
de l'ajout de nouvelles fonctionnalités
de l'évolution des traitements de données
de modifications réglementaires
de changements techniques ou organisationnels
de l'évolution des prestataires utilisés.

En cas de modification importante, OptiTask pourra informer les utilisateurs ou demander une nouvelle acceptation, selon la nature de la modification.

La version applicable est celle publiée dans le service ou sur le site officiel d'OptiTask.

23. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement des données personnelles, vous pouvez contacter OptiTask :

Dev Fiber
273 Avenue Jean Jaurès
93700 Drancy
France
Email : support@optitask.io

Lorsque la demande concerne des données traitées pour le compte d'une entreprise cliente, OptiTask pourra rediriger ou coordonner la demande avec l'entreprise cliente concernée.

24. Réclamation auprès de la CNIL

Les personnes concernées disposent du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, la CNIL, si elles estiment que le traitement de leurs données personnelles n'est pas conforme à la réglementation applicable.

Site de la CNIL : https://www.cnil.fr